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毎週木曜更新! 五分で一記事。忙しい現代人のための本要約ブログ

仕事ができる人の手帳術 〜本当のスケジュール管理術〜

ども!【2人目】です!

 

ステイホーム習慣いかがお過ごしでしょうか?

前回に引き続き、私は絶賛在宅ワーク中です。

 

家にいるとだらけてしまうんですよね…。

あつ森、ふかふかのベッド、Uber eats…誘惑だらけ!

 

今日はそんな生活を徹底管理できるメソッドをご紹介します!!

 

更にこのメソッドは、コロナウイルス以降の仕事にもそのまま使えるものです!

 

用意するものは、、、手帳ペン、これだけです。

 

教えてくれたのはこちらの本!

 

 

※本書では、スケジューリングをマスターし、大量の仕事を一冊の手帳で回す方法が解説されています。

このブログでは、私が在宅ワーク中に実践し、即効果のあったものコロナ後、特に役立つと感じたものを中心に紹介していきます!

仕事に追われない手帳

私たちがだらけてしまう原因とはなんでしょう?

仕事がうまく回せない原因とは?

答えは「正しいスケジューリング(予定の立て方)を知らないこと」です!

つまりは「手帳の正しい使い方」のことです。

 

これを理解できれば、時間・仕事・自分を自信でコントロールすることが可能です!

 

記憶力より「記録力」を鍛えろ

私たちは様々な場面でつい、自分の記憶に頼ってしまいます

軽い口約束から商談まで「あとでメモしよう」とか「これくらい大丈夫」といった具合です。

するとどうでしょう。

「正確に何て言ってたっけ?」「頼まれていたことを忘れてた!」など、不安やミスが発生します。

 

私たちが鍛えるべきは記憶力ではなく「記録力」です。

 

どんなに些細なことでもすぐにメモをする。

面倒くさがらず手帳にメモすれば、余計な思考は無くなります!

 

 

買うべき手帳・ペン

では、どんな手帳を使うべきでしょうか?

本書でオススメされている手帳の特徴は以下の通りです!

 

大きいもの余白にメモでワンストップ管理

・1週間バーチカル型現在と未来を時間単位で俯瞰できる

 

小さい手帳では「どこに書いたっけ?」が発生します。

2つの条件を満たすことで、「メモが見やすく、時間を地図のように見渡せる手帳」を作ることができます!

 

私はこの手帳を購入してスケジューリングをしています!

自分の時間とメモを一瞬で把握できるのでオススメです!!

 

続いて、使うべきペンです。

これは一択。フリクションペン」を使いましょう!

 

時間は自分で管理するものです。

また、ビジネスにおいては「仮の予定」をどんどん立てる(商談や打ち合わせ)ことが多くあります。

ですから、予定は仮でも手帳に書き込み、決定したら他を消す。

すると、自動的に余白時間が生まれ、新たな仕事を回すことができます!

 

 

手帳の使い方

いよいよ予定の立て方に入ります!

ここからは手帳を運用する基本を、具体的に学んでいきましょう!

 

締切から逆算

全ての予定の基本は「締切から逆算すること」です!

、、、仕事であれば「退社時間を決める」

、、、在宅ワークであれば「今日の終業時間を決める」

 

予め締切を設定することで、仕事の間延びを防ぎ、ゴールまでの逆算を可能にします。

 

締切を設定したら、「タスクごとの所要時間」を割り振りましょう!

タスク管理の本質は「所要時間をコントロールすること」です。

 

この時のポイントは、時間ではなく「分単位」で管理することです!

 

 

ゴールを定め、逆算してタスク毎時間を設定

これが予定の基本です!!

 

3週間先まで予定を書き込め

無理やりにでも3週間先まで予定を立ててしまうことで

「きめ細やか」「先を見通せる」人に近づくことができます!

 

次の展開を常に考え、予想し行動する。

 

誰が決済するか?どこでどのように決めるか?

今まで意識していなかったことを可視化することで、より仕事をコントロールしましょう!

 

納期は余裕&アラーム

「納期=締切=ゴール」です。

そう!必要なのは逆算です!!

 

納期に対する具体的な対処は2つです。

 

 1.1週間は4日、1ヶ月は3週間で計算

 2.アラームを3回に分けて設定(いつまでにどこまで達成)

 

納期にギリギリに納品して、不備があったら…。

締切を勘違いしていたら…。

恐ろしいですね…笑。

 

納期は前倒しで逆算!アラームを3回に分けて設定!

 

これを守ることで、「予定通り行かない場合」のリスクヘッジができるとともに、

精神的・物理的にも「ゆとり」を持てます!

 

余剰時間は次の仕事に回すことができますし、達成度とアラームを設定することで自分の仕事を徹底管理しましょう!!

 

 

大量の仕事を一冊の手帳で回す方法

以上の内容を実践するだけで、生産効率は段違いに上がるはずです!

ここからは応用的なメソッドや心構えを解説します!

 

締切から逆算(応用

しつこいようですが、スケジューリングの基本は「逆算」です!

 

ゴールを見据え、逆算する。

3週間先まで予定を立てる。ここまでで満足してはいけません!!

 

1週間の終わり(できれば金曜日)には次週の予定の見直しをしましょう!

 

また、「報告しなければならないこと」は特に意識してメモが必要です。

「ちょっとしたこと」ほど、忙しいと忘れやすいですよね。

「ちょっとした」報告の遅れで信用を失わないように注意しましょう!

 

相手がいて仕事は成り立つ

仕事に余裕を持てたら「相手に常に確認を求めながら進める」ことを意識してみましょう。

 

余裕を持って仕事をこなし、余剰時間でこだわった成果物を提出しても、

「相手のイメージに沿っていないもの」では「独りよがりな仕事」です。

 

どんな仕事も相手がいて成り立つものです。

大枠や、仕掛かりのタイミングからコミュニケーションを忘れずに仕事を進めましょう!

 

このときのマジックワードは、、、

詳細はこれから仕上げます。この方向で作成中です。

 気になる点があれば教えてください

 

これです。間違いないです。

 

やらないことを決める

短時間で成果を出すためには「多く仕事をこなす」より「やらないことを決める」ことです。

「やらないことを決める大切さ」については、前回のブログでも解説している通りです。

 

www.tarinaihutari-db.com

 

当たり前の中にある無駄を発見するには、2つの基準から判断しましょう!

 

1.やめてどんな影響がでるか?

もっと効率の良い方法はないか?

 

この基準に照らして無駄や改善策を考えてみましょう!

全ての仕事に「これがベストか?」と自問することで無駄を解消/改善できるはずです!

 

改善策が間違えていたら、修正すればOKです。

勇気を出して、小さな行動から起こしてみましょう!

 

最後に 

いかがだったでしょうか!

今日は「手帳の正しい使い方」を解説しました。

紹介したメソッドは、私が実践しすぐに効果のあったものばかりです!

 

在宅ワークの方にも、出勤して頑張っている皆さんにも、

少しでもお役に立てていたら嬉しいです!

 

今週も読んでいただきありがとうございました!

感想をいただけると泣いて喜びます!!

 

それではまた木曜日に!2人目でした!